Alcuni utenti ci hanno chiesto se sia possibile aggiungere ulteriori dati alla banca dati delle Online Tratte. Ad esempio, uno potrebbe voler studiare le carriere dei Capitani, Vicari e dei Podestà nell'amministrazione del territorio fiorentino durante il quattordicesimo e quindicesimo secolo, ma questi nomi non appaiono nella banca dati. La risposta alla domanda se sia possibile l'aggiunta di di dati è sì e no. Non è possibile aggiungere altri dati al file principale dei dati (Tre Maggiori, Elezioni delle Arti e Nascite) perché questo richiederebbe la ristrutturazione del file principale che implica un processo lungo e costoso. Praticamente le Online Tratte rimangono immutate.

Tuttavia, prevedendo l'esigenza degli studiosi, che consultano le Online Tratte, di avere disponibili altri dati oltre a quelli giá in rete si è fatto in modo di rendere possibile l'analisi del materiale di cui uno potrebbe aver bisogno. Questo non richiede altro equipaggiamento che un PC o un Mac con collegamento internet, un programma 'data entry' che aiuta l'entrata dei dati (si raccomanda File Maker Pro) e un programma di foglio elettronico (come Microsoft Excel). Per studiare Capitani, Vicari e Podestà si comincia con l'esaminare i materiali d'archivio (Inventario Archivio delle Tratte, 392-408) e con il codificare i nomi desiderati all'Archivio di Stato, usando il programma 'data entry' e un computer portabile. È necessario studiare attentamente il Brief Codebook e seguirne precisamente le regole. Le liste dei codici come Surnames, Names, Occupations, Origins, RDRAW etc, delle Online Tratte saranno di aiuto per la codificazione. Il formato di dati compatibile è elencato più avanti. Una volta che i nomi sono stati codificati, il file dei dati di File Maker Pro viene convertito nel foglio elettronico Excel e organizzato per ordine alfabetico. Il passo successivo consiste nell' andare alle Online Tratte, cercare gli individui alle cui carriere si è interessati, scaricare le informazioni che li riguardano dal file principale (usando l'opzione Download data to spreadsheet) e, assicurandosi di avere le corrette variabili, aggiustare la larghezza delle colonne, aggiungere le informazioni scaricate, aggiungere queste al proprio file Excel ed infine procedere all'analisi. In questo modo uno può facilmente esaminare dati dalle Online Tratte e in concomitanza con qualsiasi altro dato, di simile natura, che si desideri esaminare.

Il formato dei dati è come segue: SER [A3], RNUM [A4], PAGE [A3], DDRAW [A2], MDRAW [A2], YDRAW [A4], QUAR [A2], TPURS [A1], DPURS [A4], OFFICE [A2], TELEC [A1], RDRAW [A2], COM1 [A2], NAME1 [A11], COM2 [A2], NAME2 [A11], COM3 [A2], NAME3 [A11], COM4 [A2], NAME4 [A11], SURNAM1 [A11], SURNAM2 [A11], OCNAME [A11], ORIGIN [A11], RECKEY [I6]. Un formato alpha - numerico è adoperato per tutti eccetto l'ultima variabile perché alcune variabili nel file richiedono zeri in posizione iniziale. Per ragioni di compatibilità, usare numeri RECKEY che iniziano con 500001. Il file dei dati dell' Online Tratte è organizzato secondo il seguente ordine: [all records] BY NAME1 BY NAME2 BY SURNAM1 BY YDRAW BY MDRAW.